Wprowadzenie

Narzędzie Wyceny (Quotes) pozwala zobaczyć szczegóły wycen dotyczących Twojej firmy, które są wysyłane za pośrednictwem BearingNet. Aby w pełni korzystać z systemu Wycen, powinieneś mieć załadowany swój inwentarz do BearingNet i upewnić się, że jest regularnie aktualizowany. Wyceny są podzielone na zapytania skierowane do Twojej firmy (Sprzedaż) i te złożone przez Twoją firmę (Kupno).

Sprzedaż i Kupno są dalej podzielone na „Skrzynkę odbiorczą” (Inbox) i „W toku” (In Progress). Możesz odpowiadać na wyceny za pośrednictwem BearingNet, a system będzie śledzić wszystkie wysłane i odebrane wiadomości. Wysyłane będą również wiadomości e-mail (chociaż użytkownicy mogą wyłączyć tę funkcję). Konkretnym użytkownikom w Twojej firmie można również przypisać wyceny dla określonych firm i krajów. Na przykład, możesz skonfigurować jedno konto użytkownika tak, aby otrzymywało wyceny od wszystkich firm w Europie lub wszystkich firm zaczynających się na literę ‘A’.

Aby zobaczyć wyceny, kliknij na „Wyceny” (Quotes), a wyświetlona zostanie strona wycen. Podczas pierwszej wizyty na stronie Wycen, pokaże ona wszelkie nowe zapytania, które otrzymałeś, podobnie jak skrzynka odbiorcza poczty e-mail. Jeśli nie masz załadowanego inwentarza, ta skrzynka odbiorcza zawsze będzie pusta. Nagłówek „Skrzynka odbiorcza zapytań” (Inquiry Inbox) w sekcji „Sprzedaż” jest podświetlony, aby pokazać, że jest wybrany. Wszelkie prośby o wyceny złożone przez Twoją firmę na stronie Wyszukiwania będą widoczne po stronie „Kupno” (Buying). Wszelkie nieprzeczytane zapytania są wyświetlane pogrubioną czcionką.

Jeśli w sekcji „Ustawienia Firmy” w „Twoim Koncie” wybrałeś opcję „Wyślij wszystkie wyceny faksem lub e-mailem” (Send all quotations by fax or email), wszystkie wyceny będą wysyłane do Ciebie e-mailem i będą uwzględniane w sekcji „w toku” (in progress) systemu wycen. Nie są one liczone jako „nowe zapytania”, dlatego pole „nowe zapytania” na ekranie powitalnym zawsze będzie pokazywać zero.

System Wycen został zaprojektowany do automatycznej pracy z zalogowanym użytkownikiem. Proszę zobaczyć sekcję zatytułowaną „Automatyczne przekazywanie wycen do użytkowników”.

Na powyższym obrazie wybrano „Sprzedaż w toku” (Selling in Progress). Wyświetla to wszystkie trwające zapytania (w tym nowe i zapisane), o które prosiły Cię inne firmy. Zauważ, że każda wycena jest oznaczona jako „Sprzedaż” (Selling), a słowo „Do” (To) jest wyświetlane przed nazwą firmy. Każda wycena widoczna po stronie „Kupno” (Buying) będzie miała etykietę „Kupno” przed numerem części i „Od” (From) przed nazwą firmy. Kliknij na dowolny z 5 nagłówków, aby strona wyświetlała się następująco:

• Skrzynka Odbiorcza Zapytań (Inquiry Inbox): Wyświetla Prośby o Wyceny na części z Twojego inwentarza (tj. pozycje, które sprzedajesz)
• Sprzedaż W Toku (Selling In Progress): Wyświetla trwające zapytania, w tym nowe i zapisane zapytania (wszystko, co sprzedajesz)
• Pokaż Wszystkie (Show all): Wyświetla wszystkie zapytania złożone do Twojej firmy i wszystkie wyceny złożone przez Twoją firmę.
• Skrzynka Odbiorcza Wycen (Quotation Inbox): Wyświetla odpowiedzi na Twoje Prośby o Wyceny od innych firm (tj. pozycje, które kupujesz). Może to być wycena lub prośba sprzedawcy o więcej informacji.
• Kupno W Toku (Buying In Progress): Wyświetla trwające wyceny, w tym nowe i zapisane wyceny

Liczba w nawiasach po nagłówku pokazuje liczbę nieprzeczytanych wycen wymagających działania lub odpowiedzi. Te wyceny będą wyświetlane pogrubioną czcionką, dopóki nie klikniesz poszczególnej wyceny.

Przeglądanie wyceny

Aby wyświetlić wycenę, kliknij na część. Jeśli jesteś w „Skrzynce Odbiorczej Zapytań” (Inquiry Inbox) i klikniesz numer części, będzie to prośba o wycenę, więc strona wyświetli się z opcją „Szybka wycena” (Quick quote) wybraną w następujący sposób:

Szybka wycena

Jest to łatwy sposób na odpowiedź na prośbę o wycenę. Aby dokonać szybkiej wyceny, wypełnij pola, dodaj wiadomość, jeśli to wymagane, i kliknij „Wyślij” (Send). Jeśli Twoje konto użytkownika jest ustawione tak, aby wyświetlać stronę potwierdzenia (zobacz „Ustawienia użytkownika”), wycena wyświetli się w formacie odpowiednim do drukowania z przyciskiem „kontynuuj”. Następnie powrócisz do listy wycen. Jeśli firma pytająca ma ustawione swoje konto użytkownika tak, aby otrzymywać e-maile dotyczące wycen, zostanie do niej wysłana również wiadomość e-mail.

Opublikuj odpowiedź i Brak możliwości wyceny.

Jeśli potrzebujesz więcej informacji lub chcesz omówić wycenę, możesz kliknąć „Opublikuj odpowiedź” (Post Reply). Jeśli nie jesteś w stanie złożyć wyceny, kliknij „Brak możliwości wyceny” (Not able to quote). W obu przypadkach możesz wypełnić tylko pole wiadomości (wszystkie inne pola są wyszarzone, ponieważ są nieistotne), a następnie kliknąć „Wyślij” (Send). Jeśli konto użytkownika otrzymujące tę wiadomość jest ustawione tak, aby otrzymywać e-maile dotyczące wycen, zostanie do niego wysłana również wiadomość e-mail.

Wysłanie wyceny faksem lub e-mailem

Ta opcja informuje firmę, że skontaktujesz się z nią osobno, poza systemem BearingNet.

Jeśli jesteś w „Skrzynce Odbiorczej Wycen” (Quotation Inbox) (Kupno) i klikniesz numer części, strona wyświetli się z polem wiadomości, w którym możesz wysłać wiadomość.

Po opublikowaniu szybkiej wyceny (lub odpowiedzi), kliknięcie numeru części spowoduje wyświetlenie strony ze szczegółami wcześniej złożonej szybkiej wyceny i polem wiadomości do wypełnienia. Lista wiadomości między Tobą a drugą firmą jest również wyświetlana na dole, w kolejności dat.

Oryginalne szczegóły zapytania są wyświetlane w tabeli na górze strony. Możesz również dowiedzieć się więcej o drugiej firmie, klikając „Szczegóły – Kliknij, aby zobaczyć więcej” (Details – Click for more). Aby ukryć to pole, kliknij „Ukryj szczegóły” (Hide details).

Kliknij przycisk „Wstecz” (Back), aby powrócić do miejsca na liście wycen, z którego przyszedłeś.

Wyszukiwanie wycen

Kliknięcie nagłówka „Wyszukiwanie Wycen” (Quote Search) ujawnia narzędzie wyszukiwania. Pozwala to na przeszukiwanie wszystkich Twoich wycen pod kątem konkretnego przedmiotu.

Filtruj według

Strona wycen domyślnie pokazuje wszystkie nowe zapytania dla wszystkich kont użytkowników z Twojej firmy i wszystkich firm, które wysłały zapytania. Możesz wyświetlić wyceny dla danego użytkownika lub określonej firmy. Listy rozwijane „Filtruj według” (Filter by) podają nazwy członków personelu, którym przypisano wyceny, oraz nazwy wszystkich firm, z którymi Twoja firma ma wyceny.

Aby wyświetlić wyceny dla pracownika, wybierz jego nazwisko z listy rozwijanej, a strona odświeży się, pokazując jego wyceny. Aby zobaczyć wyceny dla firmy, wybierz nazwę firmy z listy rozwijanej, a wszystkie wyceny dla tej firmy zostaną wyświetlone. Po wybraniu dowolnego filtrowania pozostanie ono aktywne, dopóki go nie usuniesz, zmieniając listy rozwijane z powrotem na „Cały personel” (All staff) i „Wszystkie firmy” (All companies).

Działanie

Tutaj możesz zapisać lub usunąć wyceny. Usuwanie pozwala utrzymać porządek w skrzynce odbiorczej. Zazwyczaj wszystkie wyceny są usuwane po 21 dniach braku aktywności. Aby zachować wycenę dłużej, musisz ją zapisać. Pamiętaj, że zapisane wyceny nie zostaną usunięte, więc możesz chcieć okresowo usuwać zapisane wyceny.

Zapisz

Zapisanie wyceny powstrzyma jej automatyczne usunięcie po 21 dniach braku aktywności. Wybierz „zapisz” z listy rozwijanej, a następnie zaznacz pole przy odpowiedniej wycenie i kliknij „OK”. Zapisane wyceny będą wtedy oznaczone niebieską ikoną dyskietki po prawej stronie.

Usuń

Wybierz „usuń” z listy rozwijanej, a następnie zaznacz pole przy odpowiedniej wycenie i kliknij „OK”. Pamiętaj, że druga firma nadal może odpowiedzieć na Twoją dyskusję (chociaż jest ona oznaczona jako usunięta), w którym to przypadku wycena zostanie automatycznie ponownie otwarta.

Przenieś do

Jest to przydatne, jeśli masz wiele wycen i kilku użytkowników w firmie. Wyceny można przenosić między użytkownikami , wybierając „Przenieś do” (Transfer to) z listy rozwijanej „Działanie”, następnie wybierając odpowiedniego użytkownika z listy rozwijanej „Przenieś do”, zaznaczając pola przy odpowiedniej/ych wycenie/ach, a następnie klikając „OK”. Pamiętaj, że lista rozwijana „Przenieś do” jest aktywna tylko wtedy, gdy w polu „Działanie” wybrano „przenieś do”. Następnie możesz użyć list rozwijanych „Filtruj według”, aby zobaczyć wyceny przypisane różnym użytkownikom.

Wysłanie wyceny faksem lub e-mailem

Ta opcja informuje firmę, że skontaktujesz się z nią osobno, poza systemem BearingNet.

Automatyczne przekazywanie wycen do użytkowników

Gdy Twoje konto BearingNet zostało pierwotnie skonfigurowane, jeden użytkownik został ustawiony jako aktualny kontakt handlowy. Aby zobaczyć, kto jest odpowiedzialny za jaką firmę lub kraj, kliknij link „Ustawienia Kontaktu Handlowego” (Sales Contact Settings) na górze strony lub kliknij zakładkę „Twoje konto” (Your account), a następnie wybierz „Ustawienia Kontaktu Handlowego”. Zobaczysz, kto w Twojej firmie jest kontaktem do odbierania wycen dla każdej firmy wymienionej na BearingNet. Jest to pokazane alfabetycznie według firmy, ale możesz kliknąć link na górze, aby wyświetlić według kraju.

Możesz przypisać użytkownika do otrzymywania wycen od określonej firmy, regionu lub kraju.

Aby przypisać użytkownika do odpowiedzialności za wyceny konkretnej firmy, wybierz użytkownika, któremu chcesz przypisać wyceny, z listy rozwijanej „wybierz użytkownika” (select a user), a następnie zaznacz pole przy nazwie firmy i kliknij „OK” na dole strony.

Aby użytkownik otrzymywał wyceny z regionu lub kraju, kliknij link „Wybierz według kraju” (Select by country), a strona wyświetli się z regionami i krajami wymienionymi alfabetycznie. Link zmieni się wtedy na„wybierz według firmy” (select by company), abyś mógł wrócić do listy firm. Możesz przewijać kraje, klikając na litery na górze lub dole strony: Następnie wybierz użytkownika z listy rozwijanej, zaznacz pole przy wymaganym regionie lub kraju i kliknij „OK”. Pamiętaj, że to ustawi tylko firmy lub kraje, które są w tym momencie na BearingNet. Wszelkie firmy, które później dołączą do BearingNet, będą musiały zostać dodane przez użytkownika, chyba że ustanowiłeś już regułę w sekcji „Reguły” > „Szczegóły Kontaktu Handlowego” w Twoim Koncie, w którym to przypadku reguła automatycznie zastosuje się do wszystkich nowo dołączających firm.

Ustawienia użytkownika

Każdy użytkownik może również zmienić niektóre ustawienia wycen, wybierając „Ustawienia użytkownika” (User settings) na zakładce „Twoje Konto”. Tutaj możesz wybrać, czy chcesz otrzymywać e-maile dla „Nowych Zapytań” , „Odpowiedzi” i „Brak możliwości dostarczenia” (Cannot Supply) oraz czy chcesz „pokazać ekran potwierdzenia wyceny” (show the quotation confirmation screen) (przydatne do drukowania).

„Poziom powiadomień” (notification level) pozwala Ci zdecydować, czy chcesz otrzymać krótki e-mail informujący o tym, że w systemie BearingNet są dla Ciebie zapytania do sprawdzenia (Email a notification) czy też otrzymać pełny e-mail zawierający szczegóły wyceny (Email full details).